第一章  总  则

    第一条 为了规范学校物资采购工作，提高资金使用效益，保证项目质量，维护学校利益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等法律，湖南省关于政府采购的有关法规和规章，结合学校实际，制定本办法。

    第二条 本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。
    本办法所称货物，是指卖方根据合同规定须向买方提供的一切设备、机械仪表、备件、工具、手册和其他技术资料及其他材料。

    第三条 采购范围

    （一）教学科研类：教学科研仪器、设备与软件、教材等。

    （二）基建维修类：基建或维修项目中甲方供应的各种成批材料、大型设备及公共基础设施、设备等。

    （三）行政办公类：电器设备、办公自动化设备及系统软件。

    （四）图书资料类：包括图书文献资料及数据库系统软件。

    （五）学生用品类：公寓化生活用品、学生制服、军训服装等。

    （六）医药类：药品、医疗器械等。

    （七）其它类：教学办公家具、绿化苗木及其它大批量物资。

    第四条 学校采购工作应当遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。

    第五条 学校所有物资的采购活动适用本办法。

第二章  组织机构及职责

    第六条 学校成立物资采购工作领导小组，负责研究决定物资采购工作的重大事项。该小组由分管采购工作的院领导任组长，分管纪委监察工作的校领导任副组长。成员由纪检监察室、财务审计处、院工会、信息管理处、后勤服务中心、基建与资产管理处、教务处、科研处、图书馆等部门负责人组成。主要职责有：

    （一）全面负责学校的物资采购工作。

    （二）讨论、审定学校物资采购工作中的特殊、重大事项。

    （三）讨论、审查学校物资采购工作的规章制度。

    （四）审定学校“评标专家库”成员。

    （五）讨论、审查重大项目的物资采购工作。

    第七条 学校成立物资采购监督工作小组，组长由纪检监察室负责人担任。纪检监察室、财务审计处和院工会等部门为该小组成员单位，全程参加在学校组织的物资采购活动，并监督采购项目的实施。主要职责有：

    （一）组织制订物资采购监督工作的相关规定；监督有关物资采购政策法规和学校规章制度的执行。

    （二）在“评标专家库”中抽签确定评标委员会成员。

    （三）监督评标委员会和招标采购工作人员的职业行为，对采购过程中由于不规范行为所形成的结果行使否决权。

    （四）受理物资采购工作中的有关投诉。

    （五）监督采购方式的确定、招标信息的发布、评标方法的制定；监督开标、评标、定标工作的过程。

    （六）监督合同的洽谈、签订与执行；根据情况，参加采购项目的验收工作。

    第八条 学校基建与资产管理处，为物资采购工作领导小组的常设办事机构，负责学校物资采购工作的统一管理和组织实施，主要职责有：

    （一）执行国家、省招投标和政府采购有关法律法规以及学校物资采购政策和规定。

    （二）根据国家政府采购法、招投标法，省政府采购政策和规定，结合学校实际情况，拟定学校物资采购管理办法及相关规定。

    （三）按有关规定和程序实施大宗物资、设备采购项目和购买服务项目等的采购工作。

    （四）根据学校采购预算和计划，确定采购方式。

    （五）负责组织合同签订、管理，并监督合同履行。

    （六）配合物资采购项目立项、论证、监管和验收等工作。

    （七）建立和管理学校“评标专家库”。

    （八）负责组织学校自主招标项目的招标，执行学校各单位经学校批准的采购项目。

    （九）负责物资采购有关文件资料的整理和立卷归档。

    （十）完成物资采购工作领导小组交办的其他工作。

    第九条 在物资采购工作中，基建与资产管理处、教务处、科研处和图书馆等部门分别负责行政、教学、科研和图书等物资采购项目的管理。主要职责有：

    （一）负责归口物资采购项目的汇总、审核、论证和立项等。

    （二）根据物资采购项目的性质，做好物资采购的前期准备工作，并参与评标。

    （三）参加物资采购项目合同的洽谈、审查与会签，并督促合同履行，参与或组织采购项目验收。

    （四）协助办理物资采购项目款项支付与结算。

    第十条  使用单位负责物资采购项目的日常管理，负责制定具体技术性事项和要求，主要职责有：

    （一）按学校有关规定和程序申报物资采购计划，并办理审批立项等手续。

    （二）负责编制货物、服务类物资采购项目的预算、具体技术要求，以及物资采购技术释疑。

    （三）根据物资采购项目的性质，做好物资采购的前期准备工作。

    （四）参加对投标供应商的资格审查，并参与评标。

    （五）参加物资采购项目合同的洽谈、审查与会签，并督促合同履行。

    （六）负责参加或组织物资采购项目的验收工作。

    （七）协助办理物资采购项目款项支付与结算。

    第十一条 根据采购项目情况，按国家有关规定组建评标委员会。评标委员会由校内外有关技术、经济等方面专家，使用单位代表和学校相关职能部门代表组成，主要职责有：

    （一）商定评标具体操作办法，负责审查投标文件是否符合招标文件要求，并做出评价。

    （二）必要时，可向投标人进行质疑，并要求投标人对投标文件有关事项做出解释或者澄清。

    （三）向招标人提出书面评标报告，推荐中标候选供应商名单，或者按照事先确定的办法直接确定中标供应商。

    （四）根据情况，确定是否对投标供应商进行实地考察。

第三章  计划申报与审批

    第十二条 学校各单位的物资采购项目，由使用单位提交专项建设立项审批表，专项建设立项审批表需有用户单位(指学院各二级学院或机关部、处)领导签字,报基建与资产管理处、财务部门、主管院领导、院长审批签字，审批完毕交基建与资产管理处组织采购。

    第十三条 学校各单位应加强物资采购工作的计划性，定期集中、汇总采购计划，压缩采购批次，降低采购成本，提高采购效率。

    第十四条 申请购置贵重仪器设备的单位必须提交可行性论证报告，由学校组织专家形成论证意见，并报分管采购的校领导审批同意后方可实施。

    第十五条 涉及重大项目的按规定、按程序报告空军装备部。

    第十六条 采购计划一经确定，相关部门与使用单位不得擅自变更计划。若市场供应情况不能满足要求，确需变更的，使用单位必须提出书面申请，由基建与资产管理处、使用单位及其主管部门共同商议，办理变更计划的有关手续。变更计划金额超过批准执行计划的30%时，需重新申请立项。

第四章  物资采购标准、方式和工作程序

    第十七条 物资采购标准

    （一）大宗物资

单件物品金额1万元以上，批件金额5万元以上的教学科研、基建维修、行政办公、图书资料、学生用品、医药、饮食等方面的设备、设施、物品。

    （二）一般物资

    单件物品金额1万元以下，批件金额5万元以内的达不到大宗物资条件的物品。

    第十八条 学校大宗物资采购根据项目情况，可采用招标、非招标采购方式进行。非招标采购方式指竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等方式。招标应作为主要的采购方式。

    第十九条 招标分为公开招标和邀请招标。公开招标是指学校以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。邀请招标是指以招标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织参加投标的采购方式。

    第二十条 公开招标数额标准

物资采购金额100万元及以上。

    第二十一条 招标工作程序：

    （一）采购申请和招标文件编制。

    （二）审定招标文件，确定评标方法。

    （三）发布招标信息。

    （四）接受投标报名。

    （五）发售招标文件。

    （六）接受投标书。

    （七）确定评标委员会。

    （八）开标。

    （九）评标。

    （十）确定中标候选单位，并根据情况对中标候选单位进行考察。

    （十一）公示。

    （十二）发送中标通知书。

    （十三）洽谈、审查与会签合同。

    （十四）签订合同。

    第二十二条 竞争性谈判是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于两家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式，工作程序如下：

    （一）成立谈判小组。谈判小组由基建与资产管理处确定，成员包括使用单位代表和相关专家，人数应为3人以上的单数。

    （二）制订谈判文件。谈判文件由基建与资产管理处组织制订，谈判文件中应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的主要条款以及评定成交的标准等事项。

    （三）确定候选供应商。基建与资产管理处会同使用单位，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于两家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。

    （四）谈判。谈判小组与供应商逐一进行谈判。

    （五）确定供应商。谈判结束后，由候选供应商在规定时间内进行最后报价；根据项目需求、质量、服务和价格等因素综合考虑，以合理低价确定供应商。

    （六）公示。

    （七）发送中标通知书。

    （八）洽谈、审查与会签合同。

    （九）签订合同。

    第二十三条 询价采购是指询价小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，并对其提供的报价、质量、服务等进行比较，确定供应商的采购方式，工作程序如下：

    （一）成立询价小组。

    （二）制订询价文件。

    （三）确定候选供应商。

    （四）确定供应商。

    （五）洽谈、审查与会签合同。

    （六）签订合同。

    第二十四条 单一来源采购是指：

    （一）只能从唯一供应商处采购的。

    （二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。

    （三）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。工作程序参照竞争性谈判采购程序执行。

    第二十五条 一般物资采购方式

各部门的一般专项物资需在基建与资产管理处办理物资采购登记备案手续，由基建与资产管理处、财务审计处、纪检监察室审批采购方式后再由各单位自行组织采购，采购方式参考大宗物资采购有关条款进行。各部门的正常经费采购的办公用品由各单位自行组织采购，不需办理登记备案手续。如购买的属固定资产需办理固定资产入账手续。

    第二十六条 合同的签订

    （一）单宗5万元（含）以上的物资采购，必须签订采购合同。采购合同统一由基建与资产管理处负责起草，由财审处、纪检监察办、使用单位会签，院领导审批后与供货厂商签订。采购金额20万元以下的合同由基建与资产管理处签订；采购金额20万元及以上，100万元以下的合同由分管采购工作的院领导签订；采购金额100万元及以上的合同由院长签订。

    （二）采购合同中有关功能要求和技术指标的条款，由使用单位审核把关。有关商务的条款，如结算方式、运输方式、运输负担、安装调试、质量保证、保修期限、供货期限等，由基建与资产管理处和财务审计处审核把关。

    （三）采购合同原件留存至少三份，财务审计处、使用单位、保密室各一份，由基建与资产管理处负责移交。

第五章  验收与支付

    第二十七条 采购项目的验收原则上以使用单位为主体，采取分类分级组织实施。一般物资采购的货物由使用单位自行验收；大宗物资采购的货物由使用单位及时组织基建与资产管理处、财务审计处等相关单位和专家对项目(设备)进行验收。单台(套)价值50万元以上的项目(设备)验收需由分管采购的院领导参加。验收合格的，由项目负责人和用户单位领导签字确认，并由使用单位组织办理固定资产登记入帐，此后的使用保管、保修、付款审批及其他合同管理均由使用单位负责。

    第二十八条 验收中如发现货物存在质量等问题，由使用单位会同相关部门、基建与资产管理处查明原因，向供应商提出整改意见，并督促整改。

    第二十九条 项目结算与支付。大宗物资采购由基建与资产管理处按学校财务规定办理报账手续，一般物资采购由使用单位按学校财务规定办理报账手续。财务部门根据项目开支渠道办理支付手续。

第六章  报告与记录

    第三十条 基建与资产管理处必须凭申购单位提出的，经院领导及相关部门审批同意的《专项建设立项审批表》方能组织采购，专项批准后，《专项建设立项审批表》一式三份，基建与资产管理处、财审处各一份，自存一份。

    第三十一条 采购物资到达现场后，由使用单位负责接收保管货物，使用单位、后勤中心等相关部门共同验收，并填写验收单，由使用单位负责办理固定资产入帐登记手续。

    第三十二条 《采购合同》、《产品说明书》、《保修服务手册》及其他产品技术质量档案由使用单位负责保存，重要设备资料原件交保密室存档。

第七章  监督检查

    第三十三条 基建与资产管理处的工作人员应当具有相关职业素质和专业技能，符合岗位任职要求。
    学校加强对物资采购工作人员的教育和培训；对物资采购工作人员的专业水平、工作实绩和职业道德状况定期进行考核。物资采购工作人员经考核不合格的，不得继续任职。

    第三十四条 在学校物资采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。
    所称相关人员，包括物资采购中评标委员会的组成人员，竞争性谈判采购中谈判小组的组成人员，询价采购中询价小组的组成人员等。

    第三十五条 学校物资采购活动必须遵守国家的法律法规和学校的有关规章制度。有下列情况之一者，根据情节轻重，给予党纪、政纪处分，是评标委员会成员的，取消其评标专家资格；触犯刑律的移送司法机关处理。

    （一）以不合理的条件限制或排斥潜在投标人、对潜在投标人实行歧视待遇、强制要求投标人组成联合体共同投标或者限制投标人之间竞争的。

    （二）违反规定对必须进行招标的项目不招标、将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的。

    （三）评标委员会成员应当客观、公正地履行职务，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。评标委员会成员收受投标人的财物或者其他好处、评标委员会成员或者其他有关工作人员向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况的。

    （四）向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量或者可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况，或者泄露标底的。

    （五）违规传递评标信息；收受贿赂；干扰评标；检查、验收失职，给学校造成损失的。

    第三十六条 任何单位和个人均有权对学校在物资采购活动中的违规违法行为进行投诉、检举和控告，有关部门应及时受理。

第八章 附  则

    第三十七条 本办法自发布之日起施行，由基建与资产管理处负责解释。学校之前相关文件规定与本办法相抵触的，以本办法为准。
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